Вы здесь

Между бумажным прошлым и электронным настоящим

Любая организация в ходе своего существования обрастает документацией: согласно законодательству требуется хранение бухгалтерской документации, личных дел работников, а также всей технической информации. Особенно актуальным становится этот вопрос, когда речь идет об опасном промышленном производстве. В любой момент может потребоваться схемы инженерных сетей, проект здания, техническая документация на оборудование.
По-разному решаются вопросы организации архивов технической информации. Но наиболее прогрессивным является организация электронного архива предприятия. И важным здесь является не только удобство: то, что раньше занимало десятки квадратных метров площади, требовало особых систем хранения, теперь помещается в маленькой металлической коробочке – жестком диске.

При организации электронного архива важно решить несколько стратегических задач:
- разработать надежную систему хранения информации и создания резервных копий документов
- предусмотреть удобную систему поиска нужного документа
- предусмотреть возможности установления различных уровней допуска
- обеспечить надежную систему защиты, помещенного в архив документа
- обеспечить возможность отслеживания истории документа.

В нашем проектном институте вопрос с хранением инженерной и проектной информации решен. В качестве архива используется VNET портал. У специалистов института есть возможность найти и просмотреть нужный документ в электронном архиве прямо со своего рабочего места. Важно и то, что вся документация в архиве связана с элементами трехмерной модели. Неоспоримым преимуществом VNET портала является и то, что это не просто структурированное хранилище, это прежде всего инструмент для совместной работы проектировщиков, заказчиков, строительных подрядчиков. Использование портала позволило сократить сроки согласования документов на этапе проектирования и строительства в разы. Заказчик и подрядчики, получив доступ на портал, могут распечатать столько копий проектной и рабочей документации, сколько необходимо. В случае внесения изменений в проект, все специалисты, имеющие доступ к архиву видят эти изменения и сразу же могут согласовать.
Преимущества электронного архива налицо:
- неограниченный объем хранения данных;
- гарантированная сохранность электронных документов, решаемая, в том числе за счет создания и хранения резервных копий документов;
- быстрый поиск необходимой информации;
- возможность обращения к документу любого количества пользователей;
- минимальные затраты на обслуживание хранилища.

Электронный архив - эффективный инструмент для работы с проектной документацией, ускоряющий эту работу и экономящий средства института.